Chatbots y automatización de WhatsApp para clínicas: convierte consultas en citas las 24 h
CRO y Captación de Pacientes
Por qué los chatbots para clínicas son indispensables en 2025
El 79 % de los pacientes espera una respuesta en menos de 5 min cuando escribe por WhatsApp o webchat. Recepcionistas humanas no cubren noches, fines de semana ni picos de campañas. Un chatbot médico responde FAQs, precalifica leads y reserva citas 24/7, reduciendo carga de trabajo y mejorando conversión.
1 Preparación estratégica antes de programar
Paso
Acción
Resultado
Auditoría de preguntas frecuentes
Recopila 50 – 100 dudas de pacientes (CRM y redes)
Base de conocimiento
Definición de objetivos
¿Agendar citas, calificar leads o ambas?
Métrica North Star = citas autoprogramadas
Integración requerida
Agenda online, CRM, EMR, plataformas de pago
Flujo de datos sin fricción
Aprobación legal
Revisar privacidad y disclaimers HIPAA/GDPR
Cumplimiento regulatorio
2 Selección de plataforma
Tipo
Ejemplos
Ventajas / contras
API oficial de WhatsApp (BSP)
Twilio, 360dialog
Plantillas aprobadas, escalabilidad, costo por conversación
No-code SaaS
Landbot, ManyChat
Drag-and-drop, rápido; limitado en lógica compleja
Frameworks code-based
Dialogflow, Rasa
IA avanzada, NLP; requiere desarrollo propio
Recomendación: iniciar con SaaS no-code + API WhatsApp si volumen < 3 000 conversaciones/mes y migrar a framework IA cuando superes 10 000.
3 Diseño del flujo conversacional
3.1 Mapa de decisión
cssCopiarEditarInicio
├─ 1. Agendar cita
│ ├─ Especialidad
│ │ ├─ Cardiología → Disponibilidad → Datos → Confirmación
│ │ └─ Dermatología → ...
├─ 2. Costos y seguros
├─ 3. Ubicación y horarios
└─ 4. Hablar con humano
3.2 Elementos clave
Mensaje de bienvenida: “Hola {nombre}, soy el asistente virtual de Clínica X. ¿En qué puedo ayudarte?”.
Validación de datos: solicita nombre completo y teléfono solo una vez.
Slots obligatorios: especialidad, preferencia de horario, seguro médico.
Escalación: palabra clave “humano” dispara transferencia a recepcionista (horario laboral) o ticket para llamada (fuera de horario).
Consentimiento: “Al continuar aceptas nuestra política de privacidad [enlace]”.
4 Integración con agenda online y CRM
Calendario médico (Calendly, SimplyBook): API webhook para “slot reservado” → dispara mensaje de confirmación.
EMR (opcional): inserta cita con ID de paciente si ya existe.
Notificación interna: Slack o email al médico/asistente con ficha resumida.
5 Métricas y KPIs
KPI
Fórmula
Meta inicial
Tasa de autoservicio
Conversaciones resueltas bot ÷ total
≥ 70 %
Conversión a cita
Citas reservadas ÷ conversaciones
≥ 25 %
Tiempo medio de resolución
Segundos entre primer y último mensaje
≤ 180 s
Ratio escalación
Conversaciones derivadas a humano ÷ total
≤ 30 %
CPL bot
Inversión plataforma ÷ leads generados
Definido por especialidad
6 Cumplimiento de políticas médicas y de WhatsApp
Plantillas HSM: deben ser aprobadas; incluye variable de nombre y no uses lenguaje promocional agresivo.
Opt-in explícito: obtener consentimiento (web, formulario, QR) antes de enviar mensajes proactivos.
Prohibido divulgar diagnósticos o resultados clínicos dentro del chat sin autenticación robusta.
Registrar logs de conversaciones por 90 días para auditorías.
7 Cronograma de implementación (30 días)
Semana
Tarea
Responsable
1
Auditoría FAQs + flujos
CM + Atención paciente
1-2
Redacción de contenido y plantillas
Copy + Legal
2
Selección plataforma + set-up número
IT
2-3
Construcción flujo bot
CM / No-code builder
3
Integración agenda y CRM
Dev
3
Pruebas internas (20 casos)
QA
4
Lanzamiento piloto 24 h
Marketing
4
Revisión KPI semana 1 y ajustes
CM + Marketing
8 Optimización continua
Entrenamiento IA: etiqueta frases que el bot no entendió y añade respuestas.
A/B plantillas: probar distintos textos de bienvenida/cierre para aumentar conversión.
Análisis de diálogo: extraer preguntas emergentes → crear contenido FAQ en web.
Feedback de pacientes: encuesta rápida post-atención (emoji rating).
9 Herramientas recomendadas
Necesidad
Herramienta
Notas
Builder no-code
Landbot
UI visual, fácil a WhatsApp
API BSP
360dialog
Conexión directa con Meta, precio por convo
NLP avanzado
Dialogflow CX
Integración multilenguaje
Ticketing
Freshdesk
Escalación humana automatizada
Dashboard
Looker Studio + BigQuery
KPIs en tiempo real
Próximo paso
Reúne a tu equipo de marketing y sistemas para auditar FAQs y definir objetivos de tu chatbot. Selecciona una plataforma, crea el flujo mínimo viable y conecta agenda + CRM. En menos de 30 días tu clínica podrá atender consultas y agendar citas 24 h, liberando a tu equipo y mejorando la experiencia del paciente desde el primer mensaje.
