El 80% del marketing se pierde si tu clínica no sabe qué hacer con los leads que llegan
Muchos centros médicos invierten en anuncios, contenido, SEO y redes. Logran que el paciente deje sus datos. Pero luego todo se cae en el seguimiento. La respuesta es lenta, genérica o ausente. Resultado: el paciente se va con otra clínica.
Este artículo explica cómo una clínica debe responder sus leads paso a paso. No solo para no perderlos, sino para convertirlos en pacientes reales.
1. El tiempo de respuesta es más importante que el mensaje
El paciente internacional suele estar comparando varias opciones. Si tú respondes 12 horas después y otro responde en 30 minutos, ya perdiste.
Buenas prácticas:
- Responder en menos de 2 horas en días hábiles.
- Automatizar respuesta inmediata que confirme recepción.
- Responder también fuera de horario (aunque sea para agendar seguimiento).
Error común: dejar que el correo o formulario caiga en una bandeja que nadie revisa a tiempo.
2. La respuesta debe ser específica, no genérica
Frases como “Gracias por tu interés, pronto te contactaremos” no sirven. El paciente necesita claridad. Debe sentir que su consulta fue leída y que alguien se está ocupando.
Estructura básica:
- Nombre del paciente
- Reconocimiento del problema o tratamiento solicitado
- Propuesta clara de próximo paso
- Medio de seguimiento (WhatsApp, llamada, correo)
- Firma profesional con datos reales
Ejemplo:
Hola Sarah, gracias por tu interés en nuestro tratamiento de células madre para dolor de cadera. Podemos agendar una videollamada gratuita para revisar tu caso y explicarte el proceso completo. ¿Qué día y hora te funcionaría mejor?
3. El seguimiento debe estar organizado (no improvisado)
El mayor error no es no responder, sino responder una vez… y luego olvidar.
Solución: sistema de seguimiento básico
- CRM o al menos una hoja de Excel con nombre, fecha de contacto y etapa del lead.
- Correos programados o mensajes de WhatsApp con seguimiento.
- Recordatorios para contactar a los 3 y 7 días si no responde.
Regla práctica: ningún lead debería cerrarse sin al menos 2 seguimientos activos.
4. La persona que responde debe conocer el tratamiento
No se trata de “atender” al paciente, sino de ayudarlo a decidir. Si quien responde no sabe cómo funciona el tratamiento, cuánto cuesta o qué incluye, se genera desconfianza inmediata.
Recomendación:
- Capacita a quien responde leads para explicar con claridad.
- Ten una guía con respuestas tipo por tratamiento.
- Si el tratamiento es complejo, ofrece agendar con el médico o asesor.
5. Usa el canal que el paciente prefiera (no el que a ti te conviene)
Algunos pacientes prefieren WhatsApp. Otros, correo. Algunos quieren llamada. Obligar a todos a llenar el mismo formulario o esperar una llamada suele funcionar mal.
Mejores prácticas:
- Siempre incluye múltiples vías de contacto: WhatsApp, llamada, formulario.
- Pregunta al paciente cómo prefiere ser contactado.
- Usa herramientas como WhatsApp Business con respuestas rápidas y etiquetas.
6. No vendas, guía. El paciente necesita entender, no ser presionado
El tono de la respuesta importa. No intentes cerrar en el primer mensaje. Ayuda al paciente a entender el proceso, resolver sus dudas y avanzar con confianza.
Mal enfoque: “Estamos listos para recibirte, agenda ya”
Buen enfoque: “Queremos ayudarte a entender si este tratamiento es ideal para ti. Podemos revisar tu caso sin costo y aclarar todo el proceso.”
7. Mide tus resultados (y mejora el proceso cada mes)
No puedes mejorar lo que no mides.
Mide:
- Tiempo promedio de respuesta
- Tasa de contacto efectivo (respondió el paciente)
- Tasa de conversión por canal
- % de leads perdidos por falta de respuesta o seguimiento
Una clínica que responde bien y rápido puede duplicar su tasa de conversión sin gastar un peso más en publicidad.
El seguimiento es tan importante como la captación
Captar leads es solo el primer paso. Convertirlos en pacientes depende 100% de tu sistema de respuesta. En Torres Creative, optimizamos embudos de conversión para clínicas que ya reciben leads, pero quieren que esos leads se conviertan en citas.
Si estás pagando por cada lead, asegúrate de responder como si valiera $100. Porque muchas veces, lo vale.